日常寫作隨意一些關系不大，譬如社交平臺發表三言兩語、節日祝福還有給親密的好友寫郵件等等。但是在工作中，對待上司和客戶，商務信函寫作就必須要正規一些，給人尊重，也給自己留下一個好印象。認真對待是一種態度，在寫信函或者電子郵件時，可以參考下面8步指南喔！

1. Understand your purpose    明確目標

      為什么寫信？你期望收信人看完后做什么？你想改變她的決意，還是希望他采取具體措施？抑或你在尋求寬恕？你要投訴糟糕的服務、劣質的產品，還是要謀取職位？你的“請求”是什么？

一旦你明白以上問題，就能明確表達了。

2. Identify your audience   定位對象

     明確收信人身份有助于更精準地表達意愿。同一封信，我寫給律師是一種措辭，寫給非律師出身的總裁、甚或年長的慈善客戶，又會是另一種措辭。寫信給編輯部，刊物讀者才是最終收信人——那么，他們是什么樣的人呢？千萬別用讀者看不懂的術語。

3. Keep it short    短小精練

        多數人周圍文字泛濫，根本無法全部讀完。因此，人們傾向先查閱較短信函。厚厚一疊長篇大論看上去真的很恐怖。忙碌的人一般會先放一放，等有空再看——而這一等可能意味著石沉大海。所以，寫信要簡潔精練。

4. Use simple language   言簡意賅

        信要讓人讀懂。哪怕收信人水平很高，也應避免使用行話冗句。人家又不傻，工作這么忙，干凈利落點，事情都好辦。正式信函不一定要講套話，不必故作老練，講清楚就行。用“請”，別用“懇請”；用“買”，別用“購置”；用“附上”或“以下是”，別用“隨函附上，請查收”。

5. Lead with the most important point    挑明重點

        如記者所言，不要埋頭當鴕鳥。要設法亮出你最希望收信人注意到的信息。收信人可能只瀏覽第一段，所以，千萬別把你的“要求”放到最后一段。

6. Follow the rules    遵循格式

        商業信函有其自身格式，你若無視，一切后果自負。

7. Proofread. Then proofread again   檢查再檢查

        就算你語法再好，也還會犯個小錯、打個錯字。信寫完后，一定要慢慢細讀，查缺補漏。別依賴拼寫檢查軟件，最好對著打印稿檢查——讀出聲來——同時圈出錯詞爛句。如果信函尤為重要，最好請別人替你再檢查檢查。

8. Let it cool before sending    三思而后“寄”

        寫說服信或投訴信時，你的情緒想必很激動，甚至忿然作色。你洋洋灑灑、一吐為快。但是……在你打印、簽名或寄出前，還是先放一放吧。先干點別的， 冷靜冷靜。回頭再讀剛剛寫的東西，你覺得判斷公正么？分析可否理智？是否言如其實？語氣妥當與否？情緒穩定后，做些適當潤色吧。

在一切都檢查完之后，確定沒問題，再按下“發送”吧。

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