商務(wù)郵件是溝通交流中最常用到的一種手段，特別是外貿(mào)工作中，一個(gè)人每天大約要處理十幾封甚至幾百封郵件。如果你的郵件寫(xiě)得簡(jiǎn)潔有力，一眼便懂，這樣既專(zhuān)業(yè)又得體，還能贏(yíng)得印象分呢。

        那么，作為職場(chǎng)小白，如何才能寫(xiě)出簡(jiǎn)潔專(zhuān)業(yè)的商務(wù)郵件呢？下面總結(jié)了12個(gè)技巧，一起來(lái)看看吧。

1、先陳述結(jié)論

        現(xiàn)在人們沒(méi)有時(shí)間去斟酌你的思考過(guò)程。他們需要你在前兩句話(huà)中直接點(diǎn)明郵件的主旨。

錯(cuò)誤示例：在這本白皮書(shū)中，我們將調(diào)查補(bǔ)救銷(xiāo)售培訓(xùn)對(duì)顧客和銷(xiāo)售員關(guān)系的潛在影響。首先，在開(kāi)始調(diào)查之前，讓我們討論一下初始條件。

In this white paper, we will investigate the potential impact of remedial sales training in our buyer/seller relationships. First, let us discuss the initial conditions which precipitated our inquiry.

正確示例：如果我們不投資ABC銷(xiāo)售培訓(xùn)項(xiàng)目，我們的銷(xiāo)售額會(huì)大幅降低。

If we don't fund the ABC sales training program, our sales will plummet.

2、使用第一人稱(chēng)而不用無(wú)人稱(chēng)句子

有力的商務(wù)寫(xiě)作能鞏固關(guān)系。但是如何和陌生人或是滿(mǎn)口術(shù)語(yǔ)行話(huà)的人建立關(guān)系呢？

錯(cuò)誤示例：這個(gè)組織的運(yùn)作目標(biāo)包括鼓舞士氣和提高工作滿(mǎn)意度。

The operational goals of this organization include an increase in morale as well as overall job satisfaction.

正確示例：我想要享受在這兒工作。我相信你也是。

I want to enjoy working here. I'll bet you do, too.

3、舉實(shí)例而不是談抽象的概念

        雖然抽象概念有一定價(jià)值，但是如果沒(méi)有實(shí)例加以解釋就很難理解。

錯(cuò)誤示例：通過(guò)銷(xiāo)售和營(yíng)銷(xiāo)能力提高銷(xiāo)售幾率對(duì)可持續(xù)的銷(xiāo)售增長(zhǎng)至關(guān)重要。

The ability for sales and marketing to cooperate on sales opportunities is crucial to sustainable revenue growth.

正確示例：因?yàn)殇N(xiāo)售信息和營(yíng)銷(xiāo)信息不匹配，我們失去了重要客戶(hù)。

The other day, we lost the Acme account because our sales message and our marketing message didn't jibe.

4、兼顧情感和理性

       人們根據(jù)情感做決定，然后再為決定找智力方面的理由。

錯(cuò)誤示例：我們的記錄顯示我們因?yàn)槿狈υ诟?jìng)爭(zhēng)分析和比較方面的持續(xù)努力而喪失了10%的銷(xiāo)售機(jī)會(huì)。

Our records indicate that 10% of our sales opportunities are lost without any sustained effort in the area of competitive analysis and comparison.

正確示例：在場(chǎng)的每個(gè)人都想要贏(yíng)得生意以至于當(dāng)我們找到丟失這筆生意的原因時(shí)，我們都坐立不安。

Everyone around here loves winning deals so much that we get skittish when it comes to finding out why we lost a deal.

5、使用生動(dòng)的語(yǔ)言而不是陳詞濫調(diào)

       使用那些無(wú)趣的專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)或者老掉牙的比喻會(huì)掩蓋你的寫(xiě)作。

錯(cuò)誤示例：這項(xiàng)任務(wù)要求大膽開(kāi)闊的想法。

This action item calls for out-of-the-box thinking.

正確示例：如果你有一個(gè)想法，那你擔(dān)心會(huì)中途流產(chǎn)，沒(méi)關(guān)系先考慮再說(shuō)。

If you've got an idea that you're afraid might be half-baked, let's consider it anyway.

6、不要重復(fù)自己說(shuō)的話(huà)

        重復(fù)會(huì)使文章顯得冗長(zhǎng)卻沒(méi)有實(shí)質(zhì)內(nèi)容。它會(huì)使你的文章大打折扣并且削弱你的觀(guān)點(diǎn)。

錯(cuò)誤示例：這個(gè)培訓(xùn)項(xiàng)目能教會(huì)你營(yíng)銷(xiāo)過(guò)程中最好的手段、方法、技巧和技能。

This training program teaches you to learn the best tricks, tips, techniques and skills for every stage of the market process.

正確示例：這個(gè)項(xiàng)目能教會(huì)你最好的營(yíng)銷(xiāo)手段。

This program teaches the best marketing tricks.

7、簡(jiǎn)潔而不要繁瑣
        一些商務(wù)人士認(rèn)為自己的工資和寫(xiě)文章的字?jǐn)?shù)掛鉤，就像三十年代的低俗小說(shuō)家。

錯(cuò)誤示例：為了從外部關(guān)注，我們必需同時(shí)從內(nèi)部和外部關(guān)注（顧客的顧客以及能做出必要反應(yīng)的內(nèi)部聯(lián)盟），同股東達(dá)成共識(shí)并建立內(nèi)部合作，對(duì)最終經(jīng)營(yíng)成果的導(dǎo)向和最優(yōu)化負(fù)責(zé)，對(duì)銷(xiāo)售過(guò)程中的產(chǎn)量協(xié)調(diào)負(fù)責(zé)并積極促進(jìn)訂單能力投資，不將應(yīng)交付產(chǎn)品只交給銷(xiāo)售團(tuán)隊(duì)，那么就能達(dá)到信任的結(jié)果。

In order to focus externally, we must focus both externally and internally (customer's customer and internal alignment necessary to respond), with internal collaboration with common focus/goals by stakeholders accountable for ultimate business results oriented, optimized and coordinated outputs, aligned around the sales cycle and with a proactive approach to higher order competency investments and being unwilling to throw deliverables over the fence to sales teams and trust results will be achieved.

正確示例：我們需要了解它的功效到底有多好。

We need to measure how well this works.

8、注重獨(dú)一無(wú)二的而不是普遍

錯(cuò)誤示例：我們的B2B服務(wù)能增加銷(xiāo)售并減少成本。Our B2B services increase sales and reduce costs.

正確示例：我們客戶(hù)的利潤(rùn)率經(jīng)常翻倍。其他任何銷(xiāo)售商都做不到這一點(diǎn)。

Our customers often double their profit margins. No other vendor can do this.

9、用名詞和動(dòng)詞而不是形容詞和副詞

        形容詞和副詞會(huì)使文章變得冗長(zhǎng)，尤其是將事實(shí)類(lèi)的產(chǎn)品生動(dòng)的表達(dá)時(shí)。

錯(cuò)誤示例：我們推出了一款令人振奮的、全新的產(chǎn)品，它能夠輕易解決我們面臨的最難的銷(xiāo)售問(wèn)題。

We have an exciting, brand new product that will easily and quickly solve your most difficult sales process problems.

正確示例：這款產(chǎn)品能夠幫助你在較短時(shí)間內(nèi)開(kāi)拓新用戶(hù)。

 This product will help you turn prospects into customers in less time.

10、用講故事的方式強(qiáng)調(diào)關(guān)鍵點(diǎn)

        人們能夠在忘記事實(shí)之后很長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)回想起相關(guān)的故事。

錯(cuò)誤示例：研究表明辦公室白領(lǐng)有40%的時(shí)間花在寫(xiě)作和回復(fù)內(nèi)部郵件上。

Studies indicate that some office workers spend as much as 40% of their time writing and answering internal emails.

正確示例：今早我剛坐下打開(kāi)了Outlook,你知道我發(fā)現(xiàn)了什么嗎？237條新消息！237條！我在想到底怎么樣才能把這些全部處理完再做些正經(jīng)的工作。

I sat down this morning and opened Outlook and you know what I discovered? 237 new messages! 237!! So I'm wondering how the heck can I get through all that junk and still get some real work done? 

11、使用簡(jiǎn)單的詞匯而不是華而不實(shí)的術(shù)語(yǔ)

         用冗長(zhǎng)的單詞或不需要技術(shù)含量術(shù)語(yǔ)不會(huì)讓你顯得聰明些；這只會(huì)讓你看起來(lái)自以為是。

錯(cuò)誤示例：這個(gè)多功能的802.11網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施已經(jīng)完全投入使用了，現(xiàn)在用于工作場(chǎng)合。

The facility-wide 802.11 networking infrastructure has now been completely implemented and is currently available for workplace utilization.

正確示例：你現(xiàn)在可以在大樓里使用無(wú)線(xiàn)網(wǎng)了。

You can now use wireless in this building.

12、展示證據(jù)而不是觀(guān)點(diǎn)

        除非某人私下和你熟識(shí)并相信你的判斷，否則你的觀(guān)點(diǎn)不足以說(shuō)服他人。

錯(cuò)誤示例：我們有最好的服務(wù)，最值得信賴(lài)的產(chǎn)品和最友善的銷(xiāo)售人員。

We have the best service, the most reliable product and the friendliest salespeople.

正確示例：我們贏(yíng)得了XYZ最佳服務(wù)獎(jiǎng)兩次。

We won the XYZ best service award. Twice.

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